Компенсация за жилье сотрудникам налогообложение

Возмещение аренды жилья сотрудникам при переезде в иную местность на работу прямо не обозначено ст. 169 ТК. Но наниматель обязан возместить расходы:

• по переезду самого работника и его членов семьи, перевозке багажа, имущества (кроме случаев, когда наниматель предоставляет средство передвижения);
• по обустройству на новом месте проживания.

Как видим, в статье фигурируют лишь «переезд» и «обустройство», причем без какой-либо конкретики. О проживании, обеспечении жильем напрямую ничего не сказано.

Тем не менее отсутствие конкретного описания расходов при переезде и обустройстве допускает возможность причисления арендной платы за жилье к расходам из ст. 169 ТК. То есть аренда может признаваться обустройством, что подтверждает в т. ч. судебная практика.

Следовательно, наниматель может сам снять и оплатить жилье иногороднему сотруднику либо компенсировать расходы, потраченные сотрудником на оплату жилья. Что касается обложения НДФЛ, то тут ситуация неоднозначная, так как по данному вопросу существуют разные позиции:

1. Арендная плата жилья – это оплата услуг, которую производит наниматель в интересах работника, получающего от этого материальную выгоду. То есть это натуральный доход работника, подлежащий обложению НДФЛ и взносами (разъяснения Минфина, письмо № 03-03-06/1/34531 от 14.06.2016, а также письмо № 03-03-06/1/823 от 12.01.2018).
2. Компенсация работнику аренды жилья связана с выполнением его должностных обязанностей, имеет компенсирующий характер. То есть без переезда, живя в другой местности, иногородний работник не смог бы выполнять свои обязанности. Здесь арендная плата произведена как бы в интересах нанимателя, следовательно, она не облагается НДФЛ. Данная позиция обозначена некоторыми судебными решениями (пример – Постановление ФАС ВСО № Ф02-4189/13 от 11.09.2013).

Из сказанного выше можно сделать вывод, что «безопаснее», видимо, все же платить НДФЛ с арендной платы. Особенно если наниматель не готов защищать, обосновывать свои действия через суд. Но делать это следует именно за период фактического проживания, даже если наниматель внесет предоплату за несколько месяцев вперед.

Что делать при длительных задержках зарплаты

Если у работодателя просрочки по выплате зарплаты становятся системой, и задержки превышают половину месяца (15 дней), то сотрудникам дано право принимать меры по нормализации обстановки:

• ускорить выплату может письменное обращение работников в трудовую инспекцию с обязательным указанием нарушенного права (невыплата зарплаты), количества дней просрочки и полагающейся к выдаче суммы;
• отказаться от выполнения обязанностей и приостановить работу до того момента, пока трудовое вознаграждение не будет полностью выплачено. Все дни вынужденного простоя в работе должны быть оплачены по среднему заработку;
• прибегнуть к помощи судебных органов, полиции и прокуратуры – незаконные действия администрации по невыплате зарплаты караются административным и уголовным наказанием.

Имейте в виду: приостановление работы невозможно для работников сфер, связанных с жизнеобеспечением населения или с опасными условиями труда – военнослужащих, полицейских, сотрудников коммунальных служб, медиков.

Подавая исковое заявление в суд, члены трудового коллектива могут присовокупить к сумме задолженности не только величину компенсации, но и процент инфляции, установленный в стране. Если работодатель признает исковые требования работников, то исполнительный лист на всю сумму выдается без проведения судебного заседания.

Расходы на питание работников для цели расчета налога на прибыль

Определяя налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, расходы на бесплатное питание сотрудников следует включить в состав расходов на оплату труда. При этом необходимо обеспечить выполнение двух обязательных условий:

• Расходы на обеспечение бесплатного питания сотрудникам организации предусмотрены коллективным или трудовым договором;
• В организации ведется раздельный учет расходов на питание сотрудников, позволяющий определить сумму дохода в разрезе каждого отдельно взятого работника.

Если хотя бы одно из этих условий выполнить не представляется возможным, то расходы на питание не могут уменьшать базу по налогу на прибыль. Данный вывод следует из положений пункта 25 статьи 255, пункта 25 статьи 270 НК.

Расходы на питание работников, занятых на сезонных сельскохозяйственных работах, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. При этом включать их следует в состав прочих расходов. Такой порядок предусматривается подп. 42 п. 1 ст. 264 НК). Прописывать оплату или компенсацию питания в трудовом договоре в данном случае не обязательно, поскольку законодательство не предъявляет подобных требований к прочим расходам.

Когда признавать учитывать на питание

Если организация применяет кассовый метод, то расходы на оплату труда подлежат включению в налогооблагаемую базу на дату выплаты. Такой порядок определен подп. 1 п. 3 ст. 273 НК. Таким образом, в налоговом учете стоимость предоставленного в течение месяца бесплатного питания необходимо показать одномоментно с выдачей заработной платы.

В организациях, где применяют метод начислений, датой признания расходов на питание является последний день месяца, к которому относятся расходы на оплату труда. Данный порядок зафиксирован в п. 4 ст. 272 НК.

Кроме того, применяя метод начисления, расходы на бесплатное питание следует учитывать раздельно в разрезе категорий персонала, которому данное питание было предоставлено. Данное правило распространяется и на суммы компенсации на питание. Данное требование вытекает из того факта, что расходы на оплату труда, согласно п. 1 ст. 318 НК, подразделяются на прямые и косвенные.

Если организация, которая предоставляет своим сотрудникам бесплатное питание, занимается производством и реализацией продукции, то перечень прямых расходов следует закрепить учетной политикой организации. Такой вывод следует из п. 1 ст. 318 НК.

Рассчитывая налог на прибыль, затраты на питание, включаемые в состав прямых расходов следует списывать по мере реализации продукции, в себестоимости которой они учтены. Данное требование регламентировано абз. 2 п. 2 ст. 318 НК. Затраты на питание, включенные в состав косвенных расхода, учитываются в момент начисления.

Организации, занятые в сфере предоставления услуг, в момент начисления отражают в налоговом учете как прямые, так и косвенные расходы на питание. Требование установлено абз. 3 п. 2 ст. 318 НК.

Торговые компании, на основании абз. 3 ст. 320 НК, все расходы на оплату труда, включая и расходы на питание признают в составе косвенных. Расходы на бесплатное питание для целей налогового учета учитываются в последний день месяца, к которому данные расходы относятся.

Арендуем квартиру для работников: налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы

При оплате жилья для иногородних работников компания заинтересована в том, чтобы учесть расходы на аренду жилья при налогообложении прибыли. И надо отметить, что такая возможность у нее есть.

Статья 255 НК РФ содержит прямое указание: если та или иная выплата (это относится не только к денежным суммам, но и материальным благам) предусмотрена в трудовом или коллективном договоре, то ее можно отнести в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).

Однако учесть подобные затраты, как считают в Минфине, можно только в размере, не превышающем 20 процентов от начисленной месячной заработной платы (письма от 22.10.13 № 03-04-06/44206, от 30.09.13 № 03-03-06/1/40369, от 28.10.10 № 03-03-06/1/671).

В своих разъяснениях чиновники ссылаются на статью 131 Трудового кодекса РФ, содержащую ограничение: «натуральная» часть зарплаты не должна быть выше 20 процентов от общей зарплаты. При этом выводы чиновников касаются как ситуации с предоставлением жилья сотрудникам, так и ситуации с возмещением им расходов на проживание.

Разница в том, что в первом случае договор аренды с арендодателем заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды.

А во втором случае сотрудник сам подыскивает себе квартиру, сам заключает договор аренды с арендодателем, и сам же ее оплачивает, и затем уже компания-работодатель возмещает понесенные им на аренду жилья расходы (либо сразу выплачивает ему предполагаемую сумму компенсации за аренду).

Заметим, что применяя второй вариант, компания может столкнуться с налоговыми рисками. Есть более ранние письма ФНС и Минфина, в которых говорится, что подобное возмещение не является оплатой за выполнение трудовых функций работником.

И что указанные выплаты следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании пункта 29 статьи 270 НК РФ вообще не учитываются в целях налогообложения прибыли (письма ФНС от 12.01.09 № ВЕ-22-3/6@, Минфина России от 17.03.09 № 03-03-06/1/155).

Конечно, в более поздних разъяснениях чиновники уже не столь категоричны, поскольку разрешают включать в расходы компенсацию в пределах 20 процентов от зарплаты. Однако на практике некоторые налоговики продолжают исключать из «налоговых» расходов всю сумму компенсации.

Поэтому крайне важно, чтобы условие о компенсации расходов на жилье было прописано в трудовом или коллективном договоре.

Что касается судов, то они в подобных спорах встают на сторону налогоплательщиков. Причем, в арбитражной практике много примеров, когда компаниям удавалось отстоять свое право на включение в расходы всей стоимости аренды, без 20-ти процентного ограничения.

Доказательством тому служит, в частности, постановление ФАС Московского округа от 05.07.13 по делу № А40-122173/12-20-621.

Суд отметил, что налогоплательщик вправе учесть обсуждаемые расходы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ как другие расходы, относимые к оплате труда. А в постановлении ФАС Центрального округа от 29.09.

10 по делу № А23-5464/2009А-14-233 суд указал, что исходя из системного толкования норм статьи 1 ТК РФ, пункта 1 статьи 2 НК РФ, статья 131 ТК РФ не может регулировать налоговые правоотношения и устанавливать применительно к ним какие-либо ограничения.

Когда речь идет о компенсации сотрудникам «жилищных» расходов, компания может привести еще такой аргумент.

В статье 131 ТК РФ говорится, что доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы.

Но ведь когда компания не арендует для сотрудника квартиру, а возмещает ему расходы на аренду, то она фактически выплачивает ему денежную сумму. То есть в данной ситуации нельзя говорить о неденежной форме оплаты.

Кстати, расходы на оплату аренды жилья можно учитывать при налогообложении прибыли как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Суды не видят в этом ничего противозаконного (постановления ФАС Центрального округа от 15.02.12 по делу № А35-1939/2010, ФАС Северо-Западного округа от 11.04.14 по делу № А56-18767/2013).

Как видим, ситуация спорная, но в случае доведения дела до суда у компаний, включающих в расходы всю сумму аренды жилья есть хорошие шансы отстоять свою позицию. А для работодателей, не желающих доводить дело до суда, оптимальным будет отнесение на расходы сумм аренды жилья в пределах 20-ти процентного ограничения. Но и в этом случае нельзя полностью исключить налоговые риски.

Нужно ли исчислить НДФЛ?

Вопрос с начислением НДФЛ на суммы компенсаций тоже не все однозначно.

По мнению чиновников, суммы оплаты организацией сотрудникам стоимости аренды жилья образуют экономическую выгоду, а значит, облагаются НДФЛ (письма Минфина России от 22.10.13 № 03-04-06/44206, от 30.09.

13 № 03-03-06/1/40369). При этом порядок оплаты организацией за физических лиц стоимости их проживания значения не имеет.

Тем не менее, в судебной практике много примеров, доказывающих отсутствие обязанности по уплате НДФЛ с подобных выплат. Доказательством тому является, в частности, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.13 № А19-2330/2013.

Аргументом в пользу компании стала статья 169 Трудового кодекса. Там прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность.

Суд признал оплату за проживание работника обустройством на новом месте жительства, с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре.

И, ссылаясь на пункт 3 статьи 217 НК РФ, освобождающий от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.

А в постановлении ФАС Уральского округа от 08.06.

12 № Ф09-3304/12 аргументом послужило то, что произведенные обществом выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородним сотрудником своих должностных обязанностей.

Иначе говоря, сотрудник не мог бы исполнять свою работу, если бы жил в другом месте. Поэтому оплата аренды квартиры произведена прежде всего в интересах работодателя.

Есть и другие примеры споров, решенных в пользу работодателей: постановление ФАС Дальневосточного округа от 25.01.13 № Ф03-5923/2012, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.11 по делу № А70-10656/2010, ФАС Московского округа от 21.03.11 № КА-А40/1449-11.

Как видим, компания должна самостоятельно принять решение: действовать так, как считают чиновники, то есть уплачивать НДФЛ, либо идти на риски и не уплачивать НДФЛ, готовясь отстаивать свою позицию в суде.

Когда начислять НДФЛ?

Если компания, оплачивая жилье за сотрудника, решила удерживать НДФЛ, то возникает вопрос: в какой момент это нужно сделать? Ведь зачастую оплата аренды производится авансом, порой даже за несколько месяцев вперед.

Обратимся к подпункту 2 пункта 1 статьи 223 НК РФ, в котором сказано, что дата фактического получения дохода определяется как день передачи дохода в натуральной форме.

На момент оплаты авансового платежа, на наш взгляд, нельзя говорить о возникновении у работника дохода, облагаемого НДФЛ. Ведь, во-первых, сотрудник еще не воспользовался арендуемым жильем, а значит, оплата аренды за него еще не произведена. Есть только предоплата, а это разные понятия.

Во-вторых, договор аренды может быть расторгнут и тогда неиспользованный аванс возвращается арендатору (работодателю); очевидно, что в этом случае у работника «натуральный» доход не возникнет и не мог возникать ранее, до момента получения арендной услуги.

Доход возникает лишь после того, как сотрудник воспользовался материальным благом, то есть пожил какое-то время в квартире. Значит, удерживать НДФЛ компания должна при выплате заработной платы за тот месяц, в котором сотрудник воспользовался арендованной квартирой. Например, в январе 2014 года компания оплатила авансом аренду за февраль, март и апрель.

Соответственно, начиная с февраля, у работника появляется «натуральный» доход. И при выплате «февральской» зарплаты (в марте) организация должна будет удержать НДФЛ за аренду квартиры в феврале.

Следует отметить, что у чиновников на сей счет иное мнение. В письме Минфина РФ от 26.08.13 № 03-04-06/34883 сказано, что «дата получения дохода в рассматриваемом случае определяется как дата оплаты найма квартиры, включая авансовые платежи.».

Кстати, помимо этого, работодателю нужно также выступить налоговым агентом по НДФЛ и в отношении лица, предоставившего свое жилое помещение в аренду (если, конечно, арендодатель не зарегистрирован в качестве ИП). Ведь в данном случае работодатель является источником выплаты дохода. Соответствующие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 07.10.09 № 03-04-06-01/259 и от 07.09.12 № 03-04-06/8-272.

Начислять ли страховые взносы?

ФСС считает, что суммы ежемесячного возмещения расходов по найму жилого помещения в полной мере соответствуют всем элементам объекта обложения страховыми взносами, а значит, облагаются ими (письмо от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985).

Однако и по этому вопросу существует противоположное мнение, находящее поддержку у судей. Приведем в пример постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.13 по делу № А65-27752/2012. Правда, в данном деле обязанность по оплате жилья для сотрудников фигурировала не в трудовом, а в коллективном договоре.

Суды отметили, что в соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ к объекту обложения страховыми взносами относятся, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц именно по трудовым договорам.

Оплата аренды жилья для сотрудников относится к выплатам социального характера, основана на коллективном договоре, и не является стимулирующей выплатой. Она также не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд).

А значит, не является объектом обложения страховыми взносами и не подлежит включению в базу для начисления страховых взносов.

Аналогичную позицию занял и ФАС Уральского округа в постановлении от 01.04.14 № Ф09-1087/14. Причем, в указанном деле обязанность по выплате по компенсации расходов по найму жилья была предусмотрена в трудовом договоре с сотрудниками.

Как видим, у чиновников одно мнение, у судей — другое. Компания сама решает, как ей поступать: идти на риски и не начислять страховые взносы, либо избежать рисков и начислить взносы.

Одно можно сказать точно: минимизировать риски по взносам можно в том случае, если компания сама будет оплачивать аренду арендодателям, а не возмещать «арендные» расходы сотрудникам.

Ведь к объекту обложения страховыми взносами относятся, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц именно по трудовым договорам. А при таком способе обеспечения сотрудников жильем будет отсутствовать факт выплаты денежных сумм работникам.

Расходы на питание для цели УСН

В том случае, если организация применяет упрошенный режим налогообложения доходы минус расходы, то затраты, понесенные на питание сотрудников, подлежат включению в состав расходов на оплату труда. При этом необходимо соблюдение следующих условий:

• Обязанность работодателя обеспечивать сотрудников бесплатным питанием должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором;
• Организация ведет персонифицированный учет затрат, понесенных на каждого отдельно взятого сотрудника.

В случае, если хотя бы одно из этих условий не выполняется, то стоимость предоставленного сотрудникам бесплатного питания не уменьшает базу по УСН. Описанный порядок предусмотрен в подпункте 6 пункта 1, пункта 2 статьи 346.16, пункта 25 статьи 255, пункта 25 статьи 270 НК.

Согласно подпункта 8 пункта 1 статьи 346.16 НК, входной НДС со стоимости предоставленного сотрудникам бесплатного питания уменьшает налоговую базу.

Признание расходов на питание происходит строго после фактической оплаты. Такой вывод следует из п. 2 ст. 346.17 НК.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения по доходам, то затраты, понесенные работодателем на предоставление своим сотрудникам бесплатного питания, не уменьшают базу по налогу. Порядок закреплен в п. 1 ст. 346.18 НК.

Таким образом мы видим, что для работодателя существует масса вариантов предоставления бесплатного питания своим сотрудникам. Каждая организация имеет возможность выбрать тот из них, который наиболее выгоден или удобен для нее.

Надо ли удерживать НДФЛ и страховые взносы

Контролирующие органы относят компенсацию оплаты жилья работнику по трудовому договору к зарплатным выплатам (Письмо Минфина от 14.01.19 №03-04-06/1153) и полагают, что с них уплачиваются:

• НДФЛ;
• страховые взносы.

И предоставление безвозмездного проживания в служебной квартире, и компенсация расходов на аренду жилья сотруднику являются доходом физического лица. Следовательно, облагаются налогом на доходы физлиц в полном объеме (ст. 422 НК РФ).

Поскольку компенсационная выплата производится в рамках трудовых отношений и не включена в необлагаемые (ст. 422 НК РФ), то ее включают в базу обложения страховыми взносами в полном объеме.

Как компенсируются затраты сотрудникуКак определить налогооблагаемую базуВыплачивается возмещение расходовСумма компенсационной выплатыПредоставляется служебная квартираСумма арендного платежа, уплачиваемого организацией