Кто отвечает за должностные инструкции на предприятии

Требования зависят от того, на какую должность берут специалиста и чем занимается бухгалтер в организации. Стандартные требования работодателей таковы:

• высшее образование по профилю работы;
• знание российских законов, подзаконных актов, стандартов бухучета и налогообложения;
• российское гражданство;
• владение компьютерной техникой, уверенное пользование офисными программами и 1С;
• опыт работы: минимум 1–2 года;

Если специалиста принимают в международную компанию, то ему потребуется знание МСФО — международной системы финансовой отчетности. А если работодатель занимается внешнеэкономической деятельностью, то специалисту по бухучету понадобятся знания в валютном, таможенном законодательстве, документации по ВЭД.

Для чего нужна должностная инструкция

Должностная инструкция отвечает интересам обеих сторон трудового договора. Так, работодателю она поможет:

1. Мотивированно отказать соискателю в приеме на вакантную должность. В ДИ указываются требования к образованию, квалификации, стажу и навыкам, которыми должен обладать претендующий на вакансию. Если соискатель не соответствует хотя бы одной из позиций, то ему можно отказать. В случае обжалования отказа в контролирующие органы или суд он обосновывается ссылкой на должностную инструкцию.
2. Объективно оценить работу сотрудника в течение установленного ему срока испытания.
3. Объективно оценить работу персонала для принятия обоснованного решения для поощрения конкретного работника, привлечения его к административной ответственности.
4. Произвести распределение трудовых обязанностей между работниками для эффективного функционирования отельных структурных подразделений и организации в целом. Особенно актуальны для должностей, имеющих одинаковое наименование, но разный функционал, объем работы и размер заработной платы. Например, в организации один юрист занимается договорной работой, второй — разрешением досудебных и судебных споров, а третий курирует правовую сферу в работе филиалов. Должностная инструкция детализирует объем обязанностей каждого из таких сотрудников и в случае споров поможет обосновать разный размер оплаты труда.

Работнику ДИ поможет:

1. Четко понимать, что входит в круг его трудовой функции, какие обязанности ему поручены и задачи возложены.
2. Обоснованно отказаться от выполнения обязанностей, не входящих в круг его трудовой функции.
3. Обжаловать неправомерно наложенное дисциплинарное взыскание, примененное за невыполнение или ненадлежащее выполнение функциональных обязанностей.

По теме: что такое функциональные обязанности работника и где они прописаны

Как выглядит должностная инструкция экономиста

НПА не регламентирован порядок составления инструкции. Поэтому работодатель самостоятельно принимает решение, как оформить должностную инструкцию в своей организации (письмо Роструда № 4412-6 от 31.10.2007). Документ на практике обычно имеет следующую структуру:

1. Общие положения. Указываются требования к квалификации, кем назначается и кому подчиняется специалист. Перечисляются законы, НПА и локальные документы организации, которыми необходимо руководствоваться при исполнении должностных обязанностей. Знания и навыки, которыми необходимо владеть (например, порядок разработки бизнес-планов).
2. Трудовая функция. Указывается в соответствии с трудовым договором.
3. Должностные обязанности. Перечисляются обязанности, возлагаемые на работника. К примеру, в обязанности экономиста на производственном предприятии, занимающегося материально-техническим снабжением, входит обеспечение предприятия всеми необходимыми материальными ресурсами (сырьем, материалом, комплектующими, спецодеждой, инвентарем, инструментами и проч.).
4. Права, которые работник имеет при выполнении возложенных на него задач.
5. Ответственность, которую сотрудник несет при ненадлежащем исполнении должностных полномочий.
6. Заключительные положения. Перечисляются НПА, на основе которых разработан документ. Фиксируется факт ознакомления работника с инструкцией, что подтверждается проставлением его подписи с указанием даты.

При составлении должностных инструкций неоценимую помощь окажут квалификационный справочник и профстандарт. Они подробно описывают требования к квалификации, знания и умения, которые необходимы при работе на производстве экономистом, примерный круг должностных обязанностей.

Для государственных учреждений необходимость следования профстандарту установлена Постановлением Правительства № 584 от 27.06.2016, поэтому работа экономиста в администрации города, района или другом бюджетном учреждении в обязательном порядке регулируется утвержденным профессиональным стандартом. Когда требования к квалификации регулируются и справочником, и стандартом, работодатель вправе выбрать, какой из документов взять за основу при разработке должностной инструкции. А вот к частному сектору, например, работе экономиста на заводе, являющемся коммерческим предприятием, стандарт применяется по желанию работодателя. Он вправе разрабатывать собственные стандарты, отличающиеся от утвержденных Минтрудом.

• Алешина Ольга

Разработка должностных инструкций и правила их оформления

Процесс начинается с определения ответственных лиц.

Далее сотрудник или рабочая группа действует в рамках, установленных «Положением о разработке должностных инструкций», если оно утверждено нанимателем. Если же нет, они знакомятся с таким документом, как Справочник. В нем содержится исчерпывающий перечень требований к различным специалистам. Все квалификационные характеристики определяют содержание функционала штатных единиц и направлены на:

• максимально эффективную и высокоорганизованную работу;
• разумное вменение рабочих обязанностей;
• поддержание дисциплины и порядка;
• улучшение системы кадрового управления.

Данные характеристики применяются на каждом субъекте, независимо от его формы собственности и рыночного сектора функционирования. Именно с их учетом разрабатываются инструкции для должностей, содержащихся в штатном расписании.

Документ составляется не под конкретное лицо, а на любого субъекта, которому вменяются обязанности. То есть при его замещении другой штатной единицей корректировать инструкцию не нужно, поскольку функционал, права и обязанности остаются неизменными.

Далее им стоит выбрать один из трех методов разработки документа, выделяемых на практике:

1. на основании анализа имеющихся в субъекте документов и их редактирования;
2. по итогам опросов и анкетирований рабочего коллектива;
3. с учетом протекающих в субъекте бизнес-процессов.

Первый метод подразумевает подготовку инструкции с учетом справочников и отраслевых типовых документов, утвержденных на федеральном уровне. При этом, ответственными за разработку инструкции:

• систематизируется имеющаяся в компании или организации документация;
• анализируется система организации труда.
• изучаются функции как отделов, так и штатных единиц.

При втором подходе в ходе соответствующих мероприятий выясняется, как обстоят дела с распределением полномочий в данном субъекте. Вначале опрос проходят ведущие специалисты и руководители направлений, а затем – остальные сотрудники подразделений.

Посредством опросов получается больше сведений, чем из ЛНА Кроме того, с помощью анкеты можно получить мнение работника о наиболее оптимальном распределении обязанностей.

На практике этот метод дополняет первый.

Третий подход базируется на изучении происходящих в субъекте бизнес-процессов. Благодаря этому методу реализуются две задачи: оптимального делегирования трудовых функций и создания комплекса должностных инструкций, адаптированных к рабочим условиям. Впрочем, он используется редко из-за отсутствия бизнес-процессов во многих хозсубъектах. Методика не пользуется популярностью еще и потому, что для ее воплощения требуется формирование детальной цепочки трудовых процессов, что занимает много времени и сил.

Все три подхода коррелируют со способом организации труда субъекта (то есть, если она происходит по документам, то и инструкции составляются соответственно). Они могут успешно сочетаться для получения оптимального результата.

Независимо от способа, в процессе составления документа нельзя забывать о принципе равномерности и эквивалентности меры ответственности лица, занимающего ту или иную должность.

На основании вышенаписанного рабочей группой составляется проект инструкции.

При этом унифицированной формы документа не существует, поэтому он составляется субъектами по своему усмотрению.

Исключением является инструкция частного охранника, регламентируемая Приказом МВД России №960 от 22 августа 2011 г.

Желательно при этом опираться на ГОСТ Р 6.30-2003 г. и принятые с 1 июля 2016 года профстандарты, разработанные для более чем 814 профессий и, в некоторых случаях, обязательные к применению (ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ). К таковым случаям относится наличие:

• участия госсектора (особенно актуально для медучреждений, ПАО, образовательных и иных учреждений);
• должностей, предполагающих досрочный выход на пенсию (образовательная и спортивная сферы, а также сельское хозяйство и т.д.);

Составленный с учетом этих рекомендаций проект важно согласовать с:

• профсоюзом либо иным представительным органом трудящихся;
• заинтересованными в содержании документа членами коллектива (например, начальником юротдела или, если такового нет, юристом, руководителем кадровой службы, если проект составлен его подчиненным).

Они ставят свои подписи на последнем листе документа. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (п.3.24), виза согласования включает подпись лица, ее расшифровку и дату.

Необходимость согласования подписанной исполнителем инструкции отпадает. Кроме того, ее визирование и утверждение одним и тем же подчиненным, то есть два юридически равноценных действия, направленных на один документ, невозможно.

Далее инструкция согласовывается с управленцем. Он ставит свою подпись в грифе «Утверждаю».

Инструкция может визироваться не управленцем, а начальником отдела, но подобное фиксируются в его инструкции и трудовом договоре.

Издание инструкций должно учитываться в соответствующем журнале, содержащем, помимо всего прочего, сведения об их корректировках.

Срок действия должностной инструкции не ограничен, поэтому ее положения актуальны до момента замены на другую. Впрочем, в вопросах продолжительности ее хранения можно руководствоваться «Перечнем типовых управленческих документов …. с указанием сроков хранения».

Итоговый документ должен одинаково трактоваться обеими сторонами трудовых отношений (нанимателем и нанимаемым). Он должен быть структурированным, разбитым на пункты и подпункты.

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации

Круг лиц, которые ее разрабатывают, как и необходимость оформления подобного локального акта, определяется на усмотрение руководства организации.

Составление ДИ — это коллективный процесс, который требует участия разных специалистов:

• сотрудника кадровой службы;
• юриста;
• работников, знакомых с конкретной должностью, в отношении которой составляется документ;
• руководителя подразделения или непосредственно самой организации.

Важно, чтобы составители имели хорошее понимание обязанностей и требований к конкретной должности, и учитывали особенности работы и структуру организации. В организации, где я работаю, составление подобного документа осуществляется по указанию руководителя юристами или специалистом отдела кадров.

Недавно мне, как юристу, поручили разработать должностную инструкцию для главного энергетика структурного подразделения организации. При ее подготовке у меня отсутствовали достаточные сведения о трудовых функциях такого работника, в связи с чем в процессе ее составления были задействованы сотрудники, которые уже выполняют в организации подобные обязанности, чтобы учесть их опыт и мнение.

В любом случае на кого бы ни была возложена обязанность по составлению ДИ, целесообразно после ее подготовки согласовать документ с ответственными лицами компании:

• начальником юридического отдела;
• начальником отдела кадров;
• начальником подразделения, в которое принимается сотрудник.

После составления и согласования всеми уполномоченными лицами документ утверждается руководителем компании.

Подробнее: как утвердить должностную инструкцию

Конечный этап оформления — это ознакомление сотрудника с должностной инструкцией. В подтверждение ознакомления сотрудник расписывается на последнем листе документа или в листе ознакомления.

Образец листа ознакомления сотрудника с должностной инструкцией:

Подробнее: как оформить лист ознакомления с должностной инструкцией

Структура должностной инструкции

Я уже сказала, что у госучреждений должностная инструкция — обязательная вещь. У них и оформлено всё по ГОСТу. Но не обязательно следовать строгому формату. Достаточно придерживаться общих правил — деление на разделы, содержание этих разделов. Главное, чтобы документ был читабельным и легко воспринимался.

Вот примерная структура должностной инструкции:

Дизайнер отдела продаж в крупной компании с законченным высшим образованием, имеет 2 года опыта, цель должности — разработка дизайна, подчиняется главному дизайнеру.

Дизайнер отвечает за полный цикл создания внешнего вида продукта — подбирает референсы, готовит вайфрейм, готовит высокодетализированный макет, кликабельный прототип.

Работа с 9 до 18 с получасовым перерывом на обед, 28 дней отпуска, месячный оклад, предоставляется рабочее место с компьютером.

Ответственность за рост трафика, или за выпуск продукции в срок, или за креативные разработки.