Служебная записка образец о выдаче денежных средств

Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одну и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати. Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, могут вызвать ненужное внимание контролеров при очередной налоговой проверке. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых возможно получить новый аванс. Заявление Скачать Приказ Скачать Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Для чего еще нужна служебная записка на выдачу денежных средств

Такая записка является подтверждением того, что работник получил деньги именно под отчет и они не являются доходом работника, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами. То есть служебная записка поможет избежать проблем с налоговиками.

Правила выдачи подотчетных сумм в 2020 году

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений 2017 года заключается в следующем:

1. Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
2. Расходные и приходные ордера разрешено оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег расписывается в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получает на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
3. Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам.

Изменения направлены на стимулирование электронного документооборота в компаниях и упрощение правил работы с подотчетными суммами. Возможно, электронные приходники и расходники актуальны для небольшого количества компаний, но выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой организации.

Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

Образец приказа на выдачу денежных средств

Альтернативой заявления на подотчет в 2020 выступает распорядительный документ организации. В последней редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов.

Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но логично, чтобы в нем содержалась та же информация, что и в заявлении:

• о подотчетном лице;
• о сумме и сроке предоставления аванса;
• дата и подпись подотчетника;
• подпись руководителя.

Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам в 2020 году

Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще оформлять выдачу заявлением работника. Если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого письменных обращений и многочисленных согласований с руководством.

Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Порядок возмещения средств сотруднику: что важно знать

Работник, который потратил собственные средства на нужды организации либо использовал свое имущество в ее интересах, может рассчитывать на компенсацию затрат, если:

1. Деньги либо имущество (например, авто, техника, инструменты) действительно использовались в интересах организации-нанимателя.
2. Нанимателя об этом информировали либо подобное использование предварительно согласовали с нанимателем (иным уполномоченным лицом).

Данная возможность оговорена в ст. 164 и ст. 188 ТК. Порядок возмещения обычно закрепляют в локальном акте (соответствующем положении, инструкции, ином документе). Там же указывают:

• в каких случаях и кто из сотрудников может тратить свои деньги на нужды организации;
• список и допустимый предел расходов (отдельно по каждому виду трат), подлежащих возмещению (траты на топливо, почтовые, представительские расходы, проч.);
• порядок согласования трат с нанимателем и информирования его о грядущих тратах;
• механизм компенсирования – как оформляется возмещение средств, в какие сроки производится компенсационная выплата и др.

Возмещаются расходы, которые подтверждены документально. При этом компенсируемая сумма налогом не облагается!

Примеры типичных ситуаций, когда работнику возмещают расходы

Итак, для получения компенсации работник, потративший свои деньги в интересах организации, должен выполнить два основных условия. Во-первых, написать служебную записку на возмещение расходов (как вариант, это может быть заявление, отчет). Во-вторых, подтвердить произведенные расходы соответствующими документами.

Данный принцип применяется во всех ситуациях. Остальные правила и их нюансы уточняются (детализируются) в локальном акте той либо иной организации.

Пример 1. Покупка товаров (оплата услуг) за счет работника.

Офисный работник Сидоров Э. Ю. не получил средств из кассы под отчетные суммы. Данные средства ему должны были выдать на текущие расходы компании – для закупки канцелярских товаров. В итоге сотрудник оплатил покупку канцтоваров при помощи своей банковской карты.

Чтобы вернуть потраченные деньги, Сидоров Э. Ю. после закупки написал служебную записку, приложив к ней кассовый чек и распечатку по платежу с банковской карты.

Пример 2. Вынужденные «излишние» командировочные расходы.

Менеджера Василевича Л. У. срочно отправили в служебную поездку (другой город) для встречи с контрагентом с целью проведения переговоров. После переговоров Василевичу пришлось остаться еще на день, о чем он сообщил своему руководству. Причина – задержка авиарейса из-за плохих метеоусловий.

Командированный потратил свои деньги:

• для оплаты еще одного дня проживания в гостинице;
• на услуги такси;
• на питание.

Работник задержался с ведома нанимателя. Вернувшись, он написал служебную записку о компенсации расходов на гостиницу и питание. К ней командированный приложил чеки, подтвердив тем самым дополнительные расходы за свой счет и фактический срок служебной поездки.

Обращаем внимание: наниматель может сам запросить у гостиницы копии документов для подтверждения расходов командированного (квитанции об оплате либо, например, договора)!

Образец заполнения служебной записки на возмещение расходов сотруднику при его направлении в командировку на личном транспорте подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ и бесплатно переходите к образцу документа.

Скачать образец служебной записки в «КонсультантПлюс»

Кому можно выдавать подотчетные суммы

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Служебная записка на выделение денежных средств

Служебная записка на выдачу денег не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде. Служебную записку на выплату денежных средств пишет на имя руководителя организации работник, которому необходимо получить подотчетную сумму. В такой записке необходимо указать причину, по которой работнику необходимо выдать деньги, а также размер требуемой суммы.

Руководитель организации, получив служебную записку о выдаче денежных средств, оценивает целесообразность трат и ставит свою визу. После этого бухгалтерия переводит деньги работнику.