Сроки хранения пдн

Зная сроки хранения ПДн в организации , субъекты полагают, что после их завершения и уничтожения либо обезличивания нигде больше личные сведения не сохраняются, но это не так. Информация остается в единой системе пенсионного страхования, где её хранят в течение 60 лет. Главные критерии, которые установлены законом в отношении документов, содержащих ПДн работников:

• наличие информации о персональном счете человека, который застрахован;
• письменная форма установленного образца с оригиналом подписи владельца ПДн;
• создание электронного дубликата с индивидуальной ЭЦП;
• присутствие данных о перечисленных взносах и налоговых отчислениях из зарплаты и других выплат ПФ России;
• подача руководителем компании в Фонд Соцстраха.

Кто имеет право использования персональных данных

Федеральный закон установил перечень лиц, которые могут производить действия с конфиденциальными данными сотрудников:

• сотрудник, назначенный на должность оператора ПДн;
• заместитель директора по административной работе;
• HR-менеджер;
• начальник кадрового отдела.

Однако остальные сотрудники компании, также периодически сталкиваются с личными сведениями работников при работе с документами. Это бухгалтеры, секретари специалисты по ведению баз данных, специалисты по работе с персоналом.

Все должностные лица предприятия, которые осуществляют обработку ПДн сотрудников, обязаны обеспечить сохранность документов , в которых ведется учет кадров, графиков выплат заработной платы, рабочих смен и прочих кадровых сведений.

Сбор, обработка и хранение персональных данных на бумажных и электронных носителях

Выделяют сведения о субъектах, сохраняемые в бумажном и электронном виде. Каждый вариант есть свои плюсы, минусы и особенности. Нередко информация дублируется для эффективного выполнения рабочих задач и в целях безопасности.

1. Электронное хранение предполагает создание защищенных ИСПДн, которые в автоматическом режиме фиксируют и обрабатывают большие массивы данных. В таком случае не нужно много места или закупки закрывающихся шкафов и сейфов, а отыскать интересующие сведения можно за пару секунд, к тому же при серьезном подходе к обеспечению защиты нет риска кражи или утечки ПДн. Из недостатков следует отметить наличие затрат на оснащение современным программным обеспечением, потребность в постоянном создании резервных копий, а также регулярное обновление оборудования.
2. Правила хранения персональных данных на бумажных носителях предполагают размещение личных дел в сейфах в алфавитном порядке в зависимости от регистрационного номера. Остальные сведения размещаются согласно внутреннему регламенту, то есть работодатель может сам выбрать место для папок-накопителей, определить ответственных за безопасность сотрудников и установить ограничение доступа. К плюсам бумажных носителей можно отнести оптимизацию учета ПДн, минимальное время поиска информации. К минусам можно отнести существенные финансовые расходы на сейфы, необходимость дополнительного обучения новых сотрудников отдела кадров, потребность в большом свободном и защищенном пространстве (если фирма большая и личных дел много).

Способы обработки персональных данных клиентов в банке

Обработка персональных данных клиентов в банке является важным аспектом работы учреждения. Существует несколько способов обработки ПДн в банке, каждый из которых требует соблюдения определенных правил и стандартов.

1. Внутренние процедуры и политики

Банк должен разработать и регулярно обновлять внутренние процедуры и политики по обработке персональных данных клиентов. Это подразумевает создание правил для сотрудников, касающихся сбора, хранения и обработки ПДн, а также определение ответственных лиц.

2. Конфиденциальность и безопасность

Банк обязан обеспечить конфиденциальность и безопасность персональных данных клиентов. Для этого применяются различные меры, такие как шифрование данных, системы доступа с ограниченной аутентификацией, мониторинг и защита от несанкционированного доступа.

3. Согласие клиента

Для обработки персональных данных клиентов банк обязан получить их согласие. Согласие должно быть свободным, информированным и явным. Клиент должен быть уведомлен о целях сбора и обработки его ПДн, а также о возможности отозвать согласие в любой момент.

4. Минимизация и точность данных

Банк должен собирать и хранить только необходимую для осуществления своих функций информацию о клиентах. Собранные ПДн должны быть точными и актуальными. Если данные становятся неактуальными или ненужными, они должны быть удалены или обезличены.

5. Предоставление доступа к ПДн

Клиенты имеют право получить доступ к своим персональным данным, а также внести необходимые изменения или обратиться с запросом на удаление данных. Банк обязан обеспечить возможность такого доступа и предоставить клиентам соответствующую информацию о процедуре обработки ихранения ПДн.

6. Обучение сотрудников

Сотрудники банка, имеющие доступ к персональным данным клиентов, должны быть обучены правилам обработки ПДн, конфиденциальности и безопасности. Это поможет предотвратить возможные нарушения и утечки информации о клиентах.

Контрольная функция банковских систем при обработке ПДН

При обработке персональных данных клиентов банка, банковские системы выполняют важную функцию контроля. Контрольная функция позволяет обеспечить безопасность и конфиденциальность персональных данных, а также соответствие банковским политикам и требованиям законодательства.

Основные аспекты контрольной функции банковских систем при обработке ПДН:

1. Аутентификация и авторизация пользователей: перед доступом к персональным данным, каждый пользователь должен пройти процедуру аутентификации, то есть подтвердить свою личность. После этого пользователю присваиваются соответствующие права доступа (авторизация), которые определяют, какие данные и операции он может выполнять.
2. Шифрование данных: банковские системы применяют различные методы шифрования для защиты передаваемых и хранимых персональных данных. Шифрование помогает предотвратить несанкционированный доступ к информации и снижает риск утечки данных.
3. Мониторинг и аудит доступа: банковские системы ведут записи о всех операциях с персональными данными, включая информацию о времени доступа, пользователе, выполнившем операцию, и действии, выполненном с данными. Это позволяет обнаружить и расследовать несанкционированный доступ или злоупотребление с данными.
4. Регулярное обновление систем: для поддержания высокого уровня безопасности и соответствия требованиям законодательства, банковские системы должны регулярно обновляться. Обновления могут включать исправления уязвимостей, добавление новых функций безопасности и обновление алгоритмов шифрования.
5. Тренировка и знания сотрудников: банки проводят специальные программы обучения для своих сотрудников, где рассказывают о правилах обработки персональных данных, безопасности информации и последствиях нарушения данных правил.

Контрольная функция банковских систем при обработке ПДН играет ключевую роль в обеспечении безопасности и конфиденциальности персональных данных клиентов. Надежная и эффективная система контроля позволяет банкам предотвратить утечку данных и снизить риск финансовых потерь и репутационных проблем.

Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов

Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.

Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2

Документ

Срок хранения

Основание

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами

Минимум 4 года

НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24

Налоговые декларации, расчеты по всем налогам

5 лет

Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310

Счета-фактуры

5 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317

Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13

Книги покупок/продаж (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22

Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц

5 лет

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312

Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль)

В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет

НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль)

В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН)

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

6 лет

НК РФ, п. 3.4 ст. 23

Расчеты по страховым взносам

50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309

Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов

6 лет

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты

Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении

Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом

Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

Статья по теме:Акт уничтожения документов с истекшим сроком храненияВ процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ – акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.Подробнее