Значение документооборота в организации

Уникальный идентификатор или номер документа является важным компонентом в различных сферах деятельности. Он позволяет однозначно идентифицировать и отличать каждый документ от других.

Наличие уникального идентификатора имеет ряд преимуществ:

• Упорядочение и классификация. Уникальный идентификатор помогает систематизировать и структурировать документы, например, по категориям, типам или времени создания. Это облегчает поиск, сортировку и обработку информации.
• Отслеживание изменений. Номер документа позволяет отслеживать изменения, которые могут происходить со временем. Это полезно, например, при учете, архивировании или в случае необходимости проверки целостности и достоверности данных.
• Уникальность и устойчивость. Уникальный идентификатор должен быть уникальным для каждого документа. В случае конфликта или дублирования номера возникают проблемы, связанные с идентификацией и хранением документов.

Номер документа может быть представлен в различных форматах, в зависимости от требований и конкретных потребностей. Он может содержать числа, буквы, специальные символы или их комбинации.

Важность уникального идентификатора подчеркивается в таких сферах деятельности, как право, бухгалтерия, логистика, а также в сферах, где требуется работа с большим объемом документов и информации.

Краткий обзор нескольких популярных СЭД

На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.

1. «Практика». В 2012 году эту систему Минкомсвязи внедрило как основную для документооборота, у нее около 4 тыс. клиентов. Системой пользуется большинство государственных учреждений г. Москвы. Эту программу можно использовать в облачной или серверной версии. Стоимость абонентской платы для организации сравнительно невысока, за каждого дополнительного пользователя вносится доплата.
2. «Naumen DMS» – разработка, выполненная на основе NauDoc (в недавнем прошлом одной из самых популярных СЭД), но в усовершенствованной и дополненной версии. Является частью более широкой системы управления процессами предпринимательства.
3. «Directum» – система, делающая акцент на принципах коллективного взаимодействия. Содержит удобные механизмы создания баз по документации, организации конференций, собеседований, совещаний и пр.
4. «CompanyMedia» – наоборот, обеспечивает максимальную персонификацию. С помощью этой СЭД легко создать персональные рабочие места и обеспечить их функционирование.
5. «Дело» – лидирующий продукт, занимающий почти половину рынка СЭД в РФ, которым пользуется Центробанк, Сбербанк, Ростелеком и другие крупные организации.

Правила составления и оформления документов

Для обеспечения единообразия в документообороте в организации устанавливаются правила составления и оформления документов. В первую очередь они регламентируют использование бланков, которые придают документам официальный вид. Бланки могут содержать информацию об организации, а также иметь место для реквизитов.

Реквизиты – это обязательные элементы официального документа. К ним относятся название вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись и т.д. Существуют утвержденные стандарты оформления реквизитов для обеспечения их единообразия.

Текст документа также оформляется по определенным правилам. Он должен быть четким, лаконичным, не допускать двусмысленных толкований. Используемые термины и определения должны соответствовать нормативным документам.

Отдельно регламентируются процедуры подписания и утверждения документов в зависимости от их вида и статуса. Порядок согласования также может устанавливаться внутренними правилами организации.

Унифицированные правила позволяют повысить исполнительскую дисциплину, ускорить обработку документов, систематизировать состав документации предприятия.

Организация электронного документооборота (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) – это организация работы с электронными документами в организации. ЭДО позволяет перевести весь документооборот компании в цифровой формат и автоматизировать процессы работы с документами. Внедрение ЭДО дает ряд преимуществ:

• электронный документооборот в организации ускорение процессов создания, согласования, подписания и отправки документов
• сокращение расходов на печать и хранение документов
• удобный поиск документов по различным параметрам
• контроль исполнения документов и мониторинг документооборота в целом

Для внедрения ЭДО необходимо:

1. правила организации документооборота выбрать программное обеспечение для организации ЭДО
2. организация документооборота на предприятии настроить бизнес-процессы в программе
3. система документооборота в организации организовать обучение сотрудников работе в системе
4. документооборот в организации пример наладить интеграцию ЭДО с другими информационными системами компании

Принципы организации документооборота. Перевод документооборота в электронный вид позволяет повысить скорость и качество работы с документами. ЭДО способствует росту производительности труда и эффективности управленческих процессов в компании.

Автоматизация процессов документооборота

Эффективный инструмент оптимизации документооборота в организации – это внедрение автоматизированных систем. Они позволяют ускорить обработку документов и сократить трудозатраты за счет исключения ручных рутинных операций.

Программные решения для автоматизации документооборота выполняют следующие функции:

• Регистрация и учет документов с присвоением уникальных индексов;
• Маршрутизация документов в соответствии с установленными схемами;
• Контроль исполнения документов;
• Хранение документов в электронных архивах с возможностью быстрого поиска по различным критериям;
• Формирование различных отчетов о документообороте.

Автоматизация позволяет существенно повысить скорость и качество работы с документами. Руководители получают надежные инструменты мониторинга и контроля исполнительской дисциплины в компании.

Главные принципы грамотной организации документооборота

Так как большая часть рабочего времени руководителей компании тратится на создание, разработку и анализ документов, то следует как можно раньше организовать качественное делопроизводство с учетом современных норм, новейших технологий и эффективных принципов.

Поэтому при работе с документами нужно придерживаться следующих правил:

• действовать оперативно (четко и быстро работать с документами);

• не прерывать процесс (откладывать работу с документами нельзя, иначе информация может потерять актуальность, а количество незавершенных задач станет неподъемным и потребует лишних затрат времени);

• использовать современные технические возможности (компьютер, факс, сканер, ксерокс и другая оргтехника облегчат и ускорят работу);

• учитывать целеполагание (каждое действие с документами должно быть оправдано конкретной итоговой целью; составлять документы следует только в случае, если это действительно нужно для дела или требуется по закону);

• автоматизировать все возможные процессы работы с документами (для этого существуют специальные программы – например, «1С»);

• систематизировать все документы по их виду и предназначению (можно внедрить систему кодов по заголовкам документов, разносить дела по отдельным папкам в зависимости от назначения или отдела, к которому они непосредственно относятся – например: «Отдел бухгалтерии», «Отдел кадров», «Маркетинг», «Производственный отдел» и так далее);

• придерживаться единого порядка по составлению документов и дальнейшей работы с ними (правила можно озвучить в инструкции или довести до персонала с помощью инструктажа, обучающих лекций и практикумов);

• допускать к работе только опытных лиц (с документами должны работать лишь уполномоченные сотрудники, имеющие соответствующие знания и навыки);

• следить за появляющимися новшествами в делопроизводстве, осваивать их и внедрять в практику.

Нельзя забывать и о совершенствовании своих компетенций. Современный документооборот не стоит на месте: появляются новые возможности, модернизируются технологии, дорабатываются правила, поэтому повышение квалификации бухгалтеров — неотъемлемая часть профессии. Еще один аргумент в пользу обучения — это тот факт, что конкретные документы предполагают свои собственные правила обработки. К примеру, бухгалтерский документооборот имеет свою специфику и особенности. В этом случае нужны будут знания и в сфере экономики и финансов.

В нашем институте доступна переподготовка на бухгалтера, вы можете освоить эту профессию и стать квалифицированным специалистом с высоким доходом. После обучения наши выпускники получают московский диплом установленного образца, подтверждающий полученные навыки и актуальный уровень знаний.

Внутренние нормативные документы по документообороту

Для регламентации документооборота в организации разрабатывается комплекс внутренних нормативных документов. К ним относятся стандарты предприятия, положения, инструкции, приказы и распоряжения.

Стандарты организации устанавливают общие правила по документационному обеспечению деятельности компании. Они могут регулировать порядок разработки, оформления, учета и обращения основных видов организационно-распорядительных документов.

Более детально отдельные процессы документооборота описываются в положениях и инструкциях. Например, может быть положение о входящей корреспонденции или инструкция по заполнению и обработке первичных учетных документов.

График документооборота определяет сроки прохождения документов на всех стадиях обработки и исполнения от момента поступления или создания до отправки в архив. Он позволяет контролировать исполнительскую дисциплину.

Приказом руководителя утверждается номенклатура дел организации. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. На основе номенклатуры формируется структура архива компании.

Таким образом, комплекс внутренних документов позволяет регламентировать деятельность компании в сфере документооборота на всех уровнях.