Исправления в путевых листах

В путевом листе допускается внесение корректировок в указанное время и место убытия.

Если на момент заполнения путевого листа возникает необходимость изменить время планируемого отправления, водитель должен внести соответствующую запись в путевом листе. В этом случае, время убытия должно быть исправлено в обязательном порядке и быть четким и очевидным для всех заинтересованных сторон.

Исправление времени убытия также должно быть одобрено руководством транспортной организации или диспетчерской службой. В обязательном порядке водитель должен получить письменное разрешение на внесение исправлений и хранить его на транспортном средстве вместе с путевым листом.

Аналогично, если необходимо исправить указанное место убытия, водитель должен соблюдать все вышеуказанные правила и процедуры.

Важно: все исправления времени и места убытия в путевом листе должны быть произнесены и оформлены с соблюдением требований законодательства и внутренних норм транспортной организации.

Примечание: Ошибки, допущенные при заполнении путевого листа, которые повлияют на достоверность информации о месте и времени убытия, являются нарушением законодательства и могут быть подвержены штрафным санкциям.

Самостоятельно разработанная форма

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

• учетной политике;
• приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

Если путевой составлен в электронном виде

По ФСБУ 27/2021 первичный документ, составленный в электронном формате, может быть заменен новым документом (п. 20 ФСБУ 27/2021).

Новый путевой лист должен содержать:

• указание на то, что он составлен взамен первоначального;
• дату исправления;
• электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ с указанием должностей, фамилий и инициалов.

Алгоритм исправления электронного путевого листа:

1. Взамен неправильного путевого листа составить новый с верными данными. 2. В исправленном путевом листе сделать пометку «исправленный» и дать ссылку на первоначальный документ.
2. Исправленный путевой лист подписать ЭЦП лица, ответственного за составление и исправление (это должно быть одно и то же лицо).
3. В бухгалтерской программе соединить первичный и исправленный путевые листы неразрывно, чтобы исходный и исправленный нельзя было применить отдельно.

Исправление путевого листа: общие правила

Путевой лист является важным документом для работы водителей коммерческого транспорта. Он содержит информацию о маршруте, грузе, пассажирах и других важных деталях поездки. Однако, в процессе выполнения поездки могут возникать ситуации, требующие внесения изменений в путевой лист.

Исправление путевого листа может быть необходимо в следующих случаях:

• Ошибки при заполнении данных: если были допущены опечатки, ошибки в указании даты, времени, адресов или других сведений, это необходимо исправить в путевом листе.
• Изменение маршрута: если водитель вынужден изменить маршрут поездки по каким-либо причинам (например, из-за дорожных работ или поломки транспорта), то такие изменения следует отразить в путевом листе.
• Дополнительные работы или заказы: если по ходу поездки появляются новые заказы или работа, которые не были указаны изначально в путевом листе, такую информацию необходимо добавить в документ.

Правила исправления путевого листа:

При исправлении путевого листа необходимо соблюдать следующие правила:

1. Любые изменения или исправления должны быть выполнены только в письменной форме.
2. Исправления должны быть четкими и разборчивыми, их не должно быть сложно прочитать.
3. Исправления должны быть подписаны водителем и проставлена дата и время исправления.
4. Если изменения касаются груза или пассажиров, необходимо внести соответствующие комментарии и указать причины изменений.
5. Старые записи не должны быть полностью удалены, а должны быть перечеркнуты, чтобы сохранить историю изменений.
6. Исправления и изменения следует вносить в общей таблице или формате, который легко читать и анализировать.

Исправление путевого листа является важной процедурой, которая помогает водителям и диспетчерам поддерживать актуальную информацию о поездке. Соблюдение правил исправления путевого листа важно для обеспечения точности и надежности данного документа.