Куда сдается среднесписочная численность

1. Рассчитывается среднесписочная численность работников, не полностью занятых за месяц. Для этого необходимо сделать следующее:

• Ввести количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками.
• Ввести продолжительность рабочего дня в часах, которая принята в организации.
• Ввести количество рабочих дней в месяце.

В поле под заполненными формами вы увидите полученный результат. Нам потребуется целое число. Поэтому полученный результат необходимо округлить:

• если полученное число меньше 0,5 то значение равно 0.
• если полученное число 0,5 и больше, то значение равно целому числу (например, 0,7=1, 1,3=1, 1,8=2 и т.д.)

Средняя и среднесписочная численность: в чем отличие

Средняя численность работников – более широкое понятие. В нее включаются (п. 73 Указаний, утв. Приказом Росстата от 30.11.2022 N 872, далее – Указаний):

• среднесписочная численность работников. То есть тех, кто трудится у данного работодателя по основному месту работы;
• средняя численность внешних совместителей;
• средняя численность работников, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (ГПХ).

Иными словами, среднесписочная численность считается именно исходя из списочного состава работников у данного работодателя, а в средней численности учитываются все, кто хоть как-то участвует в деятельности организации/ИП и получает за это плату. В том числе лица, нанятые по договорам ГПХ, которые с точки зрения ТК работниками вообще не являются (однако показатель называется «средняя численность работников»).

В списочную численность, исходя из которой считается среднесписочная, включаются в том числе работники, отсутствующие на своих рабочих местах по уважительным причинам. Это может быть отпуск, командировка, болезнь (по больничному), повышение квалификации с сохранением среднего заработка, выполнение общественных и государственных обязанностей, например, участие в судебном разбирательстве и др. (п. 75 Указаний). Кстати, каждый внутренний совместитель учитывается при подсчете среднесписочной численности как 1 работник (п. 76 Указаний).

Считаем списочный состав за месяц

Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».

Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.

Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:

На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:

• с 1 по 10 января – 10 чел.
• с 11 по 29 января – 25 чел.
• с 30 по 31 января – 20 чел.

Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.

Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2018 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?

В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».

Определяем сумму численности персонала с 10 по 31 марта: 22 дня * 25 чел.= 550. Несмотря на то, что отработано только 22 дня, сумму делим на общее число календарных дней марта, т.е. 31. Получаем 550/31 = 17,74, округляем до 18 человек.

Алгоритм подсчета среднесписочной численности

Вычисление среднесписочной численности производится на основании первичных документов, отражающих ежедневное присутствие сотрудников на рабочих местах. В качестве таких первоисточников выступают:

• табели учета рабочего времени Т-12 и Т-13;
• кадровые приказы (о приеме на работу, увольнении);
• приказы о командировках, отпусках всех видов.

Вопрос: Как при заполнении формы 4 — ФСС в части заработной платы и среднесписочной численности учитывать единственного работника — внешнего совместителя? Посмотреть ответ

Для полноценного расчета ССЧ учитываются данные обо всех сотрудниках, находящихся в трудовых отношениях с работодателем. При этом неважно, какой вид договора используется для оформления – трудовое соглашение/контракт, договор на временную/сезонную работу. Если владельцы/учредители бизнеса фигурируют в ведомостях на получение зарплаты, то, вне зависимости от их трудоустройства, данные об этих лицах должны учитываться в расчетах.

Надо знать: в расчетах ССЧ учитываются все календарные дни месяца – включая выходные и праздники. Количество работающих человек считается по рабочему дню, предшествующему выходному.

Работники, принятые на условиях надомного труда, учитываются в списочном составе ООО, как полноценные единицы.

Этап 4: расчет среднесписочной численности сотрудников с неполной занятостью за месяц

Данный показатель вычисляется, исходя из общего количества часов, отработанных сотрудниками по неполной ставке в месяц, количества рабочих часов по стандартному графику и количества рабочих дней в месяце.

Пример (продолжение):

Продолжая вычисления по рассмотренным выше примерам, условимся, что рабочий день в фирме длится 8 часов. В этом случае среднесписочная численность специалистов на неполной ставке составит:

• в январе — 2 человека (272 часа / 8 рабочих часов в день / 17 рабочих дней в месяце);
• в феврале — 2 человека (304 / 8 / 19);
• в марте — 2 человека (320 / 8 / 20);
• в апреле — 2 человека (336 часов / 8 рабочих часов в день / 21 рабочий день в месяце);
• в мае — 2 человека (320 / 8 / 20);
• в июне — 2 человека (320 / 8 / 20);
• в июле — 2 человека (352 / 8 / 22);
• в августе — 2 человека (368 / 8 / 23);
• в сентябре — 2 человека (320 / 8 / 20);
• в октябре — 2 человека (368 / 8 / 23);
• в ноябре — 2 человека (336 / 8 / 21);
• в декабре — 2 человека (336 / 8 / 21).

Зачем нужна среднесписочная численность налоговой

Показатель среднесписочной численности участвует в расчете некоторых налогов, а также от него зависит способ представления отчетности в налоговые органы.

Так, например, ИП и организации, у которых за календарный год численность превышает 100 человек, не могут сдавать декларации на бумажных носителях, а также применять УСН и ЕНВД.

Для ИП на патенте средняя численность работников по всем видам деятельности не должна превышать 15 человек.

Существуют и другие ситуации, в которых точное количество сотрудников может заинтересовать представителей налоговых органов.

Существует не один отчетный документ, для заполнения которого потребуется определить значение средней списочной численности. Часть этих бланков относится к категории статистических отчетов, тогда как имеются документы, которые компании формируют для органов налогового контроля. В соответствии с требованиями налогового законодательства России, налогоплательщики, имеющие в штате наемных работников, ежегодно должны предоставить инспекторам сведения о среднесписочной численности персонала. Рассмотрим, что представляет собой отчет «Сведения о среднесписочной численности работников», а также на кого закон возлагает обязанность составления данного документа.

Штрафы за непредставление сведений

Если все данные будут поданы не вовремя, то налоговая инспекция может заблокировать счет компании. Также есть и штрафы. Например, если работодатель задолжал по страховым взносам, то ему придется заплатить 5 % от суммы. Максимальная величина наказания – 30% от долга.

Каждый владелец бизнеса должен знать о нововведениях, которые произошли в данной сфере. Считать среднесписочную численность работников можно довольно просто. Нужно один раз научиться, а наша статья станет отличным помощником в этом вопросе.

Где теперь указываются сведения о среднесписочной численности работников

Ранее в форме КНД 1110018 указывалась ССЧ работников за год. В 2023 году эта информация фигурирует в двух обязательных отчетах:

• РСВ;
• ЕФС-1.

Обе формы подаются ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Соответственно, среднесписочная численность указывается в них за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год (нарастающим итогом).

Форма РСВ утверждена Приказом ФНС № ЕД-7-11/875@ от 06.10.2021. В ней среднесписочную численность показывают на титульном листе, в поле, которое находится сразу под наименованием организации.

Статья по теме:Как рассчитать среднесписочную численность для РСВ в 2024 годуВ 2024 году среднесписочная численность указывается в РСВ. Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР) по ф. КНД 1110018 больше не подают. Данная форма упразднена, поэтому соответствующую информацию по СЧР включают в отчет РСВ и сдают вместе с ним. Рассмотрим алгоритм расчета СЧР более детально.Подробнее

Что касается ЕФС-1, бланк которой утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245П, то здесь данные о среднесписочной численности отражены во втором разделе. Он является аналогом упраздненной формы 4-ФСС.

Проблемы возникают с самим расчетом среднесписочной численности сотрудников за тот или иной период. Как определить этот показатель, рассмотрим дальше.

Когда и в каких отчетах сдавать ССЧ

Данные о среднесписочной численности работников указывают в отчетах для ФНС, Росстата и Социального фонда России.

В Социальный фонд России — в разделе №2 формы ЕФС-1 для учета страховых взносов. Форму сдают ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть 25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января.

В отчете указывают среднесписочную численность за период с начала года. То есть ЕФС-1 второго квартала включает ССЧ за полгода, третьего — ССЧ за 9 месяцев, четвертого — за год.

В налоговую — в расчете по страховым взносам (РСВ) . Форму сдают ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Указывают ССЧ с начала года.

За каждый месяц просрочки бизнес оштрафуют по ст. 119 НК РФ — на 5% от начислений за последние три месяца в отчете. Все, как с формой ЕФС-1.

За задержку на 20 рабочих дней налоговая заблокирует расчетный счет.

Например, ООО «Ромашка» не сдала отчёт за первый квартал ни в апреле, ни в мае. Общая сумма взносов по двум отчетам — 40 000 ₽. Налоговая оштрафует компанию на 2000 ₽ и заблокирует расчетный счет. В результате ООО «Ромашка» не сможет рассчитываться с заказчиками и получать прибыль.

В Росстат — в форме П-4. Форму сдают ежемесячно — до 15 числа месяца, который следует за отчетным периодом:

• организации и ИП, у которых в течение предыдущих двух лет ССЧ превышает 15 человек, а выручка — 800 млн ₽;
• бизнес, который владеет лицензиями на добычу полезных ископаемых;
• бизнес, который зарегистрировали или реорганизовали в текущем или предыдущем году.

Компании и предприниматели, у которых в течение предыдущих двух лет ССЧ не превышает 15 человек, а выручка — 800 млн ₽, сдают форму раз в квартал. Сроки аналогичные — до 15 числа месяца, который следует за отчетным периодом.

Если не сдать отчет вовремя, бизнес оштрафуют:

• ИП — на 10—20 тыс. ₽ (30—50 тыс. ₽ при повторном нарушении);
• юрлица — на 20—70 тыс. ₽ (100—150 тыс. ₽ при повторном нарушении).

Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета

При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок на 2022 год утвержден приказом Росстата от 24.11.2021 № 832. С 1 января 2023 года вступил в силу новый приказ Росстата от 30.11.2022 № 872.

Пошаговую инструкцию расчета ССЧ вы можете посмотреть в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему и другим материалам системы.

Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 832, пп. 77.7 указаний Росстата № 872 ):

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + … + СрЧ 12) / 12,

где:

СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, …, декабрь).

В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.

Пример расчета среднесписочной численности за месяц от «КонсультантПлюс»: На 01.02.2023 в организации 35 работников, из них 2 – с неполным рабочим временем, отработавших в феврале 203 часа. С 17 февраля одна работница ушла в декрет…Посмотреть пример полностью можно, получив бесплатный пробный доступ к системе.

О том, кто и в какие сроки представляет сведения о среднесписочной численности, читайте в материале «Подаем сведения о среднесписочной численности работников».

Шаг 2: посчитайте ССЧ сотрудников с неполной ставкой

Как это сделать, рассмотрено выше. Воспользуемся ранее полученным значением ССЧ за апрель – 1,25 чел.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Чтобы рассчитать ССЧ за любой период, сначала считают показатель за месяц. Для этого складывают числящихся сотрудников за каждый календарный день и делят полученную сумму на число календарных дней в месяце. Такую методику расчета среднесписочной численности утвердили Приказом Росстата.

Число сотрудников в праздничные и выходные дни приравнивают к показателю предшествующего рабочего дня. При этом уволенного в пятницу сотрудника не учитывают в ССЧ с субботы.

Например, в компании работает 16 человек, но в пятницу уволили одного сотрудника. Количество работников для расчёта среднесписочной численности до пятницы — 16 человек, а с субботы — 15.

Сотрудников, которые работали неполный рабочий день, учитывают в ССЧ пропорционально отработанному времени. Исключение — те, кто работал неполный рабочий день по инициативе работодателя. Их учитывают в ССЧ как целые единицы.

Зная среднесписочную численность за месяц, можно рассчитать показатель за любой период. Например, за год или квартал. Достаточно сложить ССЧ и поделить на число месяцев в периоде.

Что такое отчет о среднесписочной численности для ИП и организаций

Сведения о среднесписочной численности (ССЧ) сотрудников за предыдущий календарный год — что он из себя представляет?

Раньше это была отдельная ежегодная отчетная форма для налоговой (утв. приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174). Бланк состоял всего из одной страницы, где необходимо было изложить информацию об отчитывающемся субъекте. Кроме того, здесь указывали название и код налоговой инспекции, проставляли дату, на которую представлены сведения, приводили данные о директоре или ином руководителе/представителе. Отчет подписывался руководителем (если форма заполняется по организации), предпринимателем, иным уполномоченным лицом.

С 2021 года данный отчет отменили, а обязанность информировать налоговиков об ССЧ исполняется путем заполнения соответствующего поля в расчете по страховым взносам.

Образец расчета по страховым взносам с заполненной ССЧ вы можете посмотреть в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Этап 2: расчет среднесписочной численности сотрудников с неполной занятостью

При расчете среднесписочной численности сотрудников с неполной занятостью нужно иметь в виду, что их рабочие дни в период, когда они находятся на больничном или в отпуске, должны включаться в рабочее время в том количестве часов, которое отработано в предыдущий день.

Для того чтобы рассчитать рассматриваемый показатель, нужно:

1. Подсчитать общее количество часов, которые специалисты с неполной занятостью отработали в течение месяца.

2. Умножить длительность рабочего дня в фирме в часах на количество рабочих дней месяца.

3. Разделить результат п. 1 на результат п. 2.

Пример (продолжение):

Продолжим подсчеты для формирования отчетности в ФСС за 4 квартал условного отчетного года. Условимся, что в нашей фирме работают 4 специалиста на неполную ставку, каждый из которых приходит на работу на 4 часа с понедельника по пятницу.

Получается, что каждый из специалистов на неполной ставке отработает:

• в январе — 68 часов (4 × 17 рабочих дней с понедельника по пятницу);
• в феврале — 76 часов (4 × 19);
• в марте — 80 часов (4 × 20);
• в апреле — 84 часа (4 часа × 21 рабочий день с понедельника по пятницу);
• в мае — 80 часов;
• в июне — 80 часов;
• в июле — 88 часов;
• в августе — 92 часа;
• в сентябре — 80 часов;
• в октябре — 92 часа;
• в ноябре — 84 часа;
• в декабре — 84 часа.

Суммарно все сотрудники, что работают по неполной ставке, проработают:

• в январе — 272 часа (68 часов × 4 человека);
• в феврале — 304 часа;
• в марте — 320 часов;
• в апреле — 336 часов;
• в мае — 320 часов;
• в июне — 320 часов;
• в июле — 352 часа;
• в августе — 368 часов;
• в сентябре — 320 часов;
• в октябре — 368 часов;
• в ноябре — 336 часов;
• в декабре — 336 часов.

Как рассчитать для 4-ФСС среднесписочную численность работников: этапы

Расчет рассматриваемого показателя за тот или иной квартал осуществляется в 5 этапов:

1. Исчисление среднесписочной численности всех работников за все дни месяцев с начала года, то есть если отчет сдается за 2022 год, то среднесписочная численность считается за январь-декабрь 2022 года.

2. Исчисление среднесписочной численности по сотрудникам с неполной занятостью за все дни месяцев с начала года.

3. Исчисление среднесписочной численности сотрудников отдельно за каждый месяц.

4. Исчисление среднесписочной численности по работникам с неполной занятостью за каждый месяц.

5. Определение среднесписочной численности специалистов за период с начала года.

Такой алгоритм соответствует порядку определения среднесписочной численности, который Росстат рекомендует применять при заполнении форм статистической отчетности. Для применения в 2021 году этот порядок был утвержден приказом Росстата от 27.11.2019 № 711, а с января 2022 года – приказом Росстата от 24.11.2021 №832.

Используют этот алгоритм для расчета сведений о численности, ежегодно подаваемых в ИФНС. Подходит он и для определения численности, отражаемой в 4-ФСС.

ВАЖНО! Отчетность по численности за 2022 подавайте не отдельным документом, а в составе ЕРСВ. Этот показатель нужно зафиксировать в титульном листе расчета.

Об отчетности по численности, представляемой в ИФНС, читайте в статье «Подаем сведения о среднесписочной численности работников» .

Все показатели, указанные выше, должны высчитываться с округлением дробных чисел до целых.

Что делать, если в результате расчета получился ноль? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал бесплатно, получив пробный доступ к правовой системе.

Рассмотрим, как реализуются указанные этапы определения среднесписочной численности.

Как компания сообщает о СЧР в ИФНС

С 2021 года показатель среднесписочной численности работников указывается в отдельном поле на титульном листе Расчета по страховым взносам.

Сведения о среднесписочной численности работников: кто подает

Рассмотрим, какие категории хозяйствующих субъектов обязаны информировать налоговых инспекторов о значении показателя средней списочной численности.

Для этого условно разделим всех налогоплательщиков на две большие группы в зависимости от действующего правового статуса: юридические лица и индивидуальные предприниматели.

В отношении предпринимателей особых сложностей не возникает. Нормы российского права определяют, что обязанность формировать сведения о среднесписочной численности у ИП возникает тогда, когда они становятся работодателями.

Соответственно, если предприниматель трудится самостоятельно, не нанимая в штат работников, необходимость формировать налоговый документ и передавать его инспекторам не возникает. Таким образом, самозанятым гражданам не нужно сдавать сведения о среднесписочной численности.

В отношении организации требования о предоставлении сведений о среднесписочной численности реализуется несколько иным образом. В частности, предоставлять инспекторам ФНС рассматриваемый налоговый документ требуется даже в том случае, если у компании отсутствуют работники, трудящиеся на основании трудовых договоров. Соответственно, даже в том случае, если показатель среднесписочной численности будет равен нулю (на практике такая ситуация возможна), это не освобождает компанию от предоставления сведений о численности в налоговую.