Ответ на официальное письмо

Любой ответ на официальное письмо должен соответствовать определенному регламенту:

• Соблюдать деловой стиль изложения.
• Содержать ссылку на исходящий документ.
• Быть адресован конкретному лицу.
• Соответствовать общепринятым нормам вежливости.
• Содержать конкретный ответ на поставленные вопросы.
• Быть подписан уполномоченным лицом.

Стоит помнить, что ответ должен быть:

• Лаконичным, но емким по содержанию.
• Понятным и не допускающим двойного толкования.
• Грамотным, без ошибок.
• Отправлен в установленный срок.

Как написать официальный ответ на письмо образец

Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка. Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

• наименование организации-отправителя;
• адрес организации;
• контактный телефон (для связи);
• должность и ФИО ее представителя;
• суть послания;
• подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации. Письмо-запрос – образец оформления в формате doc. Еще пример письма-запроса Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г. а также сообщить об условиях платежа и доставки. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

Как сформировать официальное письмо

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

• наименование организации-отправителя;
• адрес организации;
• контактный телефон (для связи);
• должность и ФИО ее представителя;
• суть послания;
• подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Как правильно написать письмо после деловой встречи

В письме после встречи укажите:

• Тему и участников встречи.
• Основные договоренности и сроки.
• План дальнейшего взаимодействия.
• Контакты для обратной связи.

Такое письмо поможет зафиксировать результаты очной встречи и наметить пути реализации достигнутых соглашений.

Типичные ошибки в деловых письмах

Чтобы избежать негатива со стороны адресата, не допускайте в письмах:

• использование сложных терминов и профессионального сленга;
• избыточных деталей и подробностей;
• повторения уже сообщенной информации;
• орфографических и пунктуационных ошибок;
• фамильярного тона.

Особенно опасны опечатки в именах, названиях, цифрах. Они создают впечатление невнимательности и неуважения.

Установлены ли сроки для ответа

Срок ответа и его необходимость зависят от характера делового документа, который поступил, например:

• если бумага носит информационный характер, то допустимо оставить ее без ответа;
• если речь идет о приглашении, то ответ на него следует направить, срок зависит от даты мероприятия;
• если поступила претензия, то ответ следует подготовить в обозначенные в ней сроки.

Правила ответа на коммерческие предложения

Рассмотрим особенности ответов на коммерческие предложения:

• На интересное предложение лучше ответить, даже если отказываетесь.
• Вежливо отказывайтесь, не указывая причин, или отложите решение.
• Подтвердите согласие четко, указав все детали сделки.
• В онлайн-бизнесе оперативно отвечайте на запросы клиентов.

Главное правило – сохранять корректный тон даже при отказе. Это позволит не только наладить отношения, но и в будущем возобновить переговоры о сотрудничестве.

Таким образом, умение грамотно реагировать на коммерческие предложения – это важный навык для построения успешного бизнеса. Не игнорируйте потенциальных партнеров, а выстраивайте конструктивный диалог.

Правила оформления деловых бумаг

Установленной законодательно формы нет, при составлении документа ориентируемся на ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа;
• абзацный отступ составляет 1,25 см;
• рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты размером 12, 13, 14;
• рекомендуемые формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить…»); от третьего лица единственного числа («общество предлагает рассмотреть…»); от первого лица единственного числа («прошу рассмотреть…»);
• применяем вступительное обращение «Уважаемый (ая) …!» и заключительную этикетную фразу «С уважением, …».

Кто и на чье имя пишет

Документ от физического лица оформляется от его имени либо от имени его представителя, внизу ставится подпись отправителя или его поверенного.

Если отправителем и/или получателем выступает юридическое лицо, то корреспонденция оформляется от имени (на имя) руководителя организации. В некоторых случаях внизу документа указывается ответственный исполнитель, в основном используется при ответах от государственных/муниципальных органов.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать образец официального письма в организацию с просьбой предоставить документы

Скачать образец письма руководителю организации (незаполненный)

Скачать образец написания официального письма в организацию

• А я думаю

Содержание делового письма и требования к нему

Общими требованиями к содержанию документа являются:

• актуальность и достоверность информации;
• лаконичность и информативность изложения;
• использование простых и точных формулировок, отсутствие специфической лексики, сленга, неизвестных и непонятных сокращений;
• деловой и вежливый стиль изложения;
• грамотность, отсутствие исправлений, опечаток, помарок;
• корректное и уважительное обращение.

Официальное деловое письмо обязательно содержит:

• дату составления;
• достоверные реквизиты отправителя, чтобы адресат мог точно установить, от кого поступил документ, и получателя, включая вежливое адресное обращение;
• причины и цель, которые послужили его написанию;
• подпись отправителя с расшифровкой и печать (при наличии).

Требования к деловому письму на немецком

В Германия любят стандартизировать и регулировать, это пристрастие немцев не обошло стороной и деловые письма. DIN 5008 регулирует структуру и дизайн вашего письма.

Поля страницы

Как правило деловые письма составляются на формате листа А4. К ним применяются следующие требования:

• отступ сверху: 4.5 см
• отступ слева: 2,5 см
• отступ справа: 2 см
• отступ снизу: 2,5 см

Шрифт и размер шрифта

Размер шрифта в деловом письме составляет 12 пунктов. При особенно большом количестве текста вы также можете уменьшить буквы до 11 пунктов, чтобы письмо поместилось на одной странице, но меньше этого ни в коем случае не должно быть, чтобы ваше письмо оставалось читаемым без проблем – и никому не понадобилась лупа для его прочтения.

Определенный шрифт не предписан в DIN 5008, но Arial или Times New Roman предпочтительнее. Выбранный вами шрифт также может повлиять на размер шрифта.

Шапка письма

Взгляд читателя сразу падает на оформление письма и его структуру.

Адрес отправителя по умолчанию находится в левом верхнем углу, выровнен по правому краю или по центру. При этом первые три строки предназначены для имени, адреса и номера телефона. Здесь же вы можете указать адрес электронной почты.

Тремя строками ниже следует адрес получателя. Место и дата обычно выровнены по правому краю и с пробелом строки под полем адреса. Однако некоторые компании также указывают дату в другом месте. Но место упоминается при этом только в том случае, если оно отличается от места жительства (что редко бывает).

Тема письма

После шапки письма мы переходим к теме письма. Здесь в своих деловых письмах вы должны особенно лаконично указать, какое содержание имеет письмо. Тем не менее, здесь также есть определенные принципы, которых вы должны придерживаться:

• тема официального письма начинается на две строки ниже даты,
• строка темы может использовать полужирный шрифт, но необязательно (можно выделить большим шрифтом – от 13 до 14),
• тема может превышать более одной строки, но не должна превышать двух строк.

Обращение

Теперь начинается фактическое содержание вашего делового письма, и уже обращение может повлиять на то, как оно подействует на читателя. Хотя существует бесчисленное множество способов обратиться к клиенту, деловому партнеру или даже сотруднику, следует также учитывать некоторые формальные моменты.

Между темой и обращением ровно две пустые строки. Между обращением и сопроводительным письмом, в свою очередь, есть только одна пустая строка.

Нейтральное обращение может выглядеть так: sehr geehrte Damen und Herren ( дорогие дамы и господа ). Однако рекомендуется также лично назвать фамилию получателя. Этим вы подчеркиваете свое уважение. Даже в отношениях с клиентами имя обязательно входит в обращение, чтобы показать признательность.

Кстати об обращениях: сколько вы знаете способов сказать “Привет!” на немецком? Мы сделали для вас подборку немецких приветствий, чтобы вы могли разнообразить свою речь.

Основная часть

Конечно, для содержания вашего официального письма не может быть конкретных требований, которыми вы должны руководствоваться. Как правило, они вклиниваются в шаблон письма. Некоторые клише для написания деловых писем на немецком вы можете найти по ссылке.

Форма прощания

После того, как вы пожелали всего наилучшего или отметили, что будете рады обратной связи, ваше деловое письмо заканчивается несколькими короткими словами.

Классика: Mit freundlichen Grüßen ( с уважением ), но это может быть что-то личное в зависимости от случая.

Внимание, соблюдайте отступы:

• между основной частью и прощанием одна пустая строка,
• между прощанием и подписью три строки – место для вашей подписи,
• после этого упоминаются возможные вложения.

Как избежать типичных ошибок при написании официального письма

Чтобы не допустить распространенных ошибок, придерживайтесь следующих рекомендаций:

1. Используйте простые и понятные формулировки, избегайте сложных терминов.
2. Будьте лаконичны, не включайте лишние детали.
3. Не повторяйте уже сообщенную информацию.
4. Тщательно проверяйте текст, особенно имена, названия, цифры.
5. Придерживайтесь официального стиля, не переходите на фамильярный тон.

Грамотно написанное официальное письмо произведет хорошее впечатление и поможет решить поставленные задачи.

Когда вы отправите официальное письмо?

Официальные письма отправляются в ситуациях, требующих профессионального подхода или официального общения. Вот примеры таких случаев:

• Заявки на работу
• Отправка заявления об увольнении
• Направление официальных запросов или запросов в компанию
• Подача жалоб
• Общение с государственными органами
• Проведение официальных деловых операций
• Обращение к людям, с которыми у вас нет личных отношений.

Ответ на коммерческое предложение

Уважаемый Петр Сергеевич! Благодарим Вас за предложение поставки офисной мебели. К сожалению, в настоящий момент мы вынуждены отклонить его в связи с тем, что уже имеем поставщика. Однако мы готовы рассмотреть возможность сотрудничества в будущем. Просим информировать нас о новых условиях и предложениях. С уважением, Сидоров Сергей Петрович Коммерческий директор ООО “Столы-Кресла”

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Правовые основы ответа на запрос госоргана

Некоторые государственные органы имеют право запрашивать информацию о деятельности компании. К таким органам относятся:

• Налоговые органы
• Прокуратура
• Следственный комитет
• Роспотребнадзор
• Роскомнадзор
• Органы МВД

Прежде чем предоставлять запрошенную информацию, важно убедиться в правомочности запроса. Необходимо проверить наличие подписей уполномоченных лиц, печати организации. Также должно быть четко прописано основание для запроса данных.

Например, суд указывает номер дела, в рамках которого запрашивается информация. А прокуратура ссылается на проводимую проверку.

Если запрос оформлен надлежащим образом, компания обязана предоставить запрошенные сведения. В противном случае она может быть привлечена к административной ответственности.

Сроки ответа на запрос госоргана также регламентированы:

• На запрос суда отвечают в течение 5 рабочих дней.
• На запрос налоговой инспекции дается 10 рабочих дней.
• На запрос прокуратуры отведено до 15 суток.

Таким образом, при получении официального запроса крайне важно внимательно изучить документ и убедиться в его правомочности. А также подготовить ответ в установленные сроки, чтобы избежать проблем.

Как написать официальное письмо за шесть шагов

Написание официального письма не должно вызывать затруднений. Есть простой процесс из шести шагов, которого вы можете придерживаться, чтобы упростить задачу. Следуйте этому проверенному методу, чтобы эффективно и результативно структурировать официальную переписку:

1. Спланируйте свое сообщение. Прежде чем начать писать, найдите время, чтобы прояснить свою цель. Чего вы надеетесь достичь этим письмом? Кто ваша аудитория? Понимание этих аспектов будет определять ваш тон и содержание.

2. Начните с правильного формата. Официальные письма имеют особый макет, который включает адрес отправителя, дату, адрес получателя, приветствие, текст, заключение и подпись. Выровняйте текст по левому краю и используйте профессиональный шрифт, например Times New Roman или Arial. Убедитесь, что ваш текст написан через один интервал и с пустой строкой между абзацами. Должно быть поле в два дюйма сверху и снизу документа и поле в один дюйм с обеих сторон.

3. Создайте четкое начало. Ваш первый абзац должен немедленно информировать получателя о цели письма. Держите это кратким и по существу; нет необходимости в долгих представлениях.

4. Развивайте тело. В теле подробно опишите свой запрос, вопрос или информацию, которую вы передаете. Используйте отдельные абзацы для каждого основного пункта, чтобы ваше письмо было организованным и легко читаемым. Подкрепите свои утверждения фактами или конкретными примерами, где это необходимо.

5. Сделайте эффективное заключение. Кратко изложите основные положения вашего письма и четко укажите любые действия, которые вы ожидаете от получателя, например, ответ к определенной дате или приглашение на встречу. Закончите вежливым завершением, например «С уважением» или «С уважением», после чего поставьте свою подпись и печатное имя.

6 Обзор. Прежде чем отправить письмо, найдите время, чтобы его вычитать. Официальное письмо не только правильно отформатировано — его грамматика, пунктуация и орфография также должны быть безошибочными. Проведите проверку грамматики и обратите внимание на свой тон, чтобы убедиться, что вы говорите профессионально.

Генератор официальных писем Grammarly поможет вам написать официальное письмо за несколько кликов. Просто введите несколько ключевых данных, и Grammarly создаст черновик, который вы сможете адаптировать под свои нужды.